Hoe hou je je boekhouder gelukkig? Tips uit de praktijk!

Administratie… Het is niet altijd even leuk, maar het hoort er nu eenmaal bij. Toch merken we dat er soms situaties ontstaan waarin we een paar extra grijze haren krijgen. Hoe komt dat? Simpele foutjes of onhandigheden die je administratie net wat ingewikkelder maken dan nodig is. Maar geen zorgen! We hebben een aantal tips en voorbeelden verzameld—met een knipoog—over hoe je je administratie kunt stroomlijnen en je boekhouder blij houdt.

1. Lever je bonnetjes en facturen netjes in We snappen het: die bonnetjes lijken altijd te verdwijnen in de krochten van je auto, je jaszak of ergens in een lade. Maar wist je dat een gemist bonnetje ervoor zorgt dat je boekhouder detective moet spelen? En hoe meer tijd we daaraan besteden, hoe hoger de factuur wordt. Het helpt echt als alles op tijd en compleet wordt ingeleverd! Kleine ticketjes… gebruik de Yuki of Exact app en met een fotootje ben je ervan af.

2. Betaal facturen in één keer (als het kan) Soms worden betalingen verdeeld over meerdere transacties, of worden factuurnummers vergeten. Begrijpelijk, want er is altijd wel iets dat meer aandacht vraagt. Toch wordt het voor ons een ware puzzel om alles weer bij elkaar te zoeken. Probeer dus, waar mogelijk, betalingen simpel en overzichtelijk te houden. Staat er een gestructureerde mededeling op de factuur, gebruik die dan zeker! Wil je maximaal ontzorgd worden, domiciliëringen maken je het leven makkelijker.

3. Gebruik je Mastercard met een plan Een lunch hier, wat kantoorbenodigdheden daar… alles op de Mastercard zetten lijkt handig. Maar als die bonnetjes niet aan de juiste betaling gekoppeld worden, kan het flink wat tijd kosten om alles weer op de juiste plek te krijgen. Een beetje structuur helpt ons enorm om je administratie overzichtelijk te houden. Bancontact betalingen zien we liever dan kredietkaarten…

4. Aankopen via marktplaatsen? Let op de details Veel ondernemers gebruiken marktplaatsen zoals Bol.com of Amazon voor hun inkopen. Hartstikke handig! Maar pas op dat je geen particuliere account gebruikt voor zakelijke aankopen. Dat kan problemen veroorzaken bij de BTW-aangifte, en dat willen we natuurlijk voorkomen. Met een zakelijke account en de juiste facturen blijft je administratie netjes en boetevrij. Zorg ook dat je altijd de facturen ophaalt uit het portaal van die sites, want de betaalbevestiging die Amazon of Bol.com je geeft, is geen geldige factuur!

5. Een vaste bezoldiging houdt het simpel We begrijpen het, soms wil je je salaris een beetje bijstellen. Maar als dat elke maand wisselt, moet je boekhouder iedere keer alles opnieuw uitzoeken en controleren. Een vaste maandelijkse bezoldiging scheelt ons veel werk (en jou uiteindelijk ook kosten).

Een vlekkeloze administratie: win-win! Boekhouden is teamwork! Met een beetje extra aandacht voor de administratie, kunnen wij ons focussen op wat echt belangrijk is: je bedrijf helpen groeien. Kleine verbeteringen in je administratieve processen besparen niet alleen tijd, maar ook geld. En een georganiseerde boekhouding maakt ons allebei gelukkiger!

tekst en afbeelding met dank aan ChatGPT