Recent werd een nieuwe ficheverplichting in het leven geroepen: alle kosten die door een vennootschap worden terugbetaald aan een werknemer of aan de bestuurder, moeten voortaan jaarlijks gerapporteerd worden. Dit gaat verder dan wat de meeste al kennen als de ‘maandelijkse forfaitaire kosten eigen aan de werkgever’.
De ficheverplichting dekt immers elke terugbetaling… je gaat even iets afhalen in de lokale doe-het-zelf winkel, je betaalt met eigen portemonnee, waarna je de boekhouder gelast om de aankoopfactuur af te punten “op je rekening-courant”. Of je nu het bedrag daardwerkelijk terugstort aan jezelf of de boekhouder registreert het op je rekening-courant, in beide gevallen zal eindejaar een verantwoordingsstuk richting fiscus moeten gestuurd worden die aangeeft hoeveel uitgaven er zo werden betaald (of op je rekening-courant werden gezet).
Niet alleen zorgt deze nieuwe verplichting (weer maar eens) voor een heel pak extra werk op het bord van de boekhouder, maar het geeft ook meteen een goede filter aan de fiscus om belastingcontroles gericht te voeren.
De belastingdienst gaat er immers van uit dat alle betalingen die niet via de bankrekening van de vennootschap lopen, verdacht zijn. Denk maar aan die doe-het-zelf tickets, of de vele restaurantbonnetjes. Voortaan geldt, niet betaald met de rekening van de zaak = verdachte transactie (lees: werd de uitgave wel gedaan door & voor de zaak, of zijn dit privé kosten waarvan de aankoopfactuur onterecht en frauduleus haar weg vond naar de boekhouding).
Geef de fiscus dus geen extra ammunitie om je dossier aan te vallen en zorg dat je steeds een bankkaart van je vennootschap op zak hebt. Bedrijfsmatige uitgaven betaal je keurig en altijd met die kaart; privé uitgaven betaal je met je persoonlijke kaart. Ik weet het, de administratie wordt er niet noodzakelijk gemakkelijker op, maar het kan je wel een belastingcontrole schelen!