Je hebt het je vast en zeker al weleens afgevraagd, kan ik gemaakte kosten doorrekenen en hoe moet ik dit verwerken op mijn factuur. Met deze vuistregels, wordt het doorrekenen van kosten kinderspel. Wat voorop staat, is het opmaken van een correcte factuur. Indien er geen btw verschuldigd is op de door te rekenen kosten, dan moet er duidelijk worden omschreven waarom u deze kosten vrijstelt van btw.
We starten altijd vanuit de maatstaf van heffing. Hierbij kunnen kosten gevoegd worden, die worden verricht in functie van de levering van het goed of de dienst. Indien u wenst en indien uw klant daarmee akkoord gaat, kan u deze doorrekenen. Deze kosten zullen onderworpen zijn aan btw omdat zij verband houden met de hoofdactiviteit. We kunnen uitgaan van volgend principe “bijzaak volgt hoofdzaak” en de gewone regels inzake btw worden hierop dus ook toegepast.
Een brandend actueel voorbeeld hiervan is de Viapass kilometerheffing. Indien u iets vervoert voor uw klant vanuit het magazijn, tot bij de klant zelf, kan u de verschuldigde kilometerheffing doorrekenen en dan is deze ook belastbaar aan 21 %.
De sommen die u als leverancier betaalt in functie van uw klant als voorschot, maken geen deel uit van de maatstaf van heffing. Deze dienen te worden doorgerekend, indien u dat wenst, voor de juiste prijs. Indien er voor dit voorschot een factuur wordt opgemaakt, moet deze op naam van uw klant staan.
Zoals u wel weet, ontvangt u van ons jaarlijks een brief met betrekking tot de neerleggingskost van de jaarrekening. Dit is een perfect voorbeeld als we het hebben over een voorschot. Bij neerlegging betalen wij de kost hiervan en worden deze aan u doorgerekend zonder dat u hierop btw verschuldigd bent. De Nationale Bank stuurt u achteraf een factuur, die u uiteraard niet meer hoeft te betalen, en op deze factuur kan u de btw recupereren.
Om tot een totale correcte factuur te komen, zijn er ook elementen die u moet weglaten uit de maatstaf van heffing:
- financiële korting of korting voor contante betaling;
- prijsverminderingen (kortingen)
- intresten bij laattijdige betalingen
- verpakkingskosten (terugstuurbare verpakking zoals bv. een europallet)
Twijfelt u toch of u een correcte factuur opstelde of wenst u meer informatie over het doorrekenen van kosten, neemt u dan gerust contact op met ons en wij helpen u graag verder. De deur staat ook altijd open en de koffie wacht op jullie en zal niet worden doorgerekend op onze volgende factuur.