De meeste ondernemers (althans onze klanten toch) weten inmiddels dat sinds enkele jaren een computerprogramma de te controleren dossiers selecteert. Een zeer belangrijke indicator om voor controle geselecteerd te worden is de zogenaamde “administratieve hygiëne”.
Administratieve hygiëne… wat is dat?
Kortweg gezegd is administratieve hygiëne hoe ‘proper’ uw boekhoudkundig en fiscaal dossier is. Deze administratieve hygiëne is iets waar uw boekhoudkantoor weinig aan kan veranderen… buiten u er aandachtig op maken natuurlijk. De administratieve hygiëne begint immers bij u op het bedrijf, het is de weergave van de administratieve stroom in uw bedrijf.
Deze administratieve hygiëne wordt deels gemeten vanuit de ingediende BTW aangiften. Niets kan een belastingcontrole beter vermijden dan een stabiel en egaal verloop van omzet en directe kosten (handelsgoederen).
Is mijn vennootschap administratief hygiënisch?
Sinds kort kunnen onze klanten dat deels zelf nagaan via de door ons gratis aangeboden webinterface van Silverfin. Nog niet mee met onze Silverfin interface, klik dan hier voor een demofilmpje. Een inlog kan je bekomen via een email aan Dries.
Eens ingelogd, kan je via het startscherm kiezen voor “grafiek”. Deze grafiek, die omzet en directe kosten (handelsgoederen) op basis van de BTW aangiften op grafiek weergeeft, laat het verloop duidelijk zien. Een grillige grafiek, waar beide lijnen niet mooi parallel lopen, riskeren sneller controle te krijgen. Dat wil immers zeggen dat aankopen en verkopen niet gelijktijdig volgen, en volgens de fiscus duidt dat op een administratief slechte hygiëne.
Loopt de lijnen daarentegen wel netjes parallel, is dat een reden tot geruststelling (maar uiteraard nooit definitieve zekerheid dat er geen controle zal volgen).
Ook de afstand tussen beide lijnen is best zo stabiel mogelijk. De afstand tussen deze beide lijnen is immers niets meer dan de bruto handelsmarge… en de fiscus is nu éénmaal nog steeds de mening toegedaan dat die normaliter normaal verloopt (dus altijd even groot is).
Wat kan ik doen om mijn administratieve hygiëne te verbeteren?
Hierbij enkele tips, die niet enkel de kans op belastingcontrole zullen verminderen maar ook een gunstig effect zullen hebben op de financiële stromen binnen uw bedrijf:
- Factureer periodiek en op tijd (ongetwijfeld de belangrijkste reden waarom de grafiek ontspoord – facturen worden uitgesteld om bvb BTW later te moeten betalen… da’s dus een dikke NO-NO!)
- Probeer kredietnota’s te vermijden; trek tegoeden bij voorkeur af van volgende facturen in plaats van een afzonderlijke kredietnota te maken
- Zorg dat alle facturen tijdig bij de boekhouder geraken; hou geen facturen achter (vb de niet betaalde) – zo moeten bij wijze van voorbeeld alle facturen met factuurdatum voor 31/3 geboekt worden in het eerste kwartaal (dit geldt zowel voor de aankopen als de verkopen)
- Aannemers werken best met zoveel mogelijk voorschotfacturen of deelfacturen; teneinde hoge waarderingen van de balanspost ‘werken in uitvoering’ te vermijden. In de BTW aangifte worden deze werken in uitvoering niet verwerkt, wat maakt dat er volgens de computer ‘abnormaal veel’ aankopen zijn ten overstaan van de verkopen
- Breng alles tijdig binnen bij de boekhouder… een laattijdig ingediende aangifte is immers ook een aanwijzing voor een slechte administratieve hygiëne Probeer alles voor de 15e van de maand of het kwartaal aan de boekhouder te bezorgen… BTW aangiften indienen na de 20e geeft een vinkje aan je dossier!
- Zorg dat ook financieel alles goed volgt… laattijdige betalingen aan BTW of belastingen staat gelijk met een vinkje; en dat wil je vermijden.
- Een goede betaling van leveranciers en het goed opvolgen van niet betalende klanten is ook erg belangrijk. Klanten die moeten afgeboekt worden wegens wanbetaling zorgen ook voor extra aandacht die je niet wil.
Met deze informatie kan je al veel doen om een kans op belastingcontrole te verminderen… maak er gebruik van!
