We krijgen de vraag steeds vaker: “hoe kunnen we onze boekhouding automatiseren zodat er minder tijd (en geld) naartoe moet”. Er zijn vele mogelijke pistes, maar de eerlijkheid gebied mij dat er vandaag nog geen ‘gouden ei’ bestaat. Ik overloop met u even de mogelijkheden.
Automatisering light – uw verkoopfacturen
U maakt uw verkoopfacturen nog steeds in word of excel? Dan is het toch wel hoog tijd om hoger te schakelen. Verkoopfacturatie en verkoopsadministratie is vandaag de dag heel makkelijk te automatiseren, en bovendien krijg je bij de meeste oplossingen meteen een hele rits aan CRM (Customer Relationship Management) mogelijkheden meegeleverd.
Eens de verkoopfacturen gemaakt zijn, kunnen ze makkelijk digitaal naar uw klant verzonden worden. Bovendien kunnen vandaag bijna alle pakketten linken naar uw boekhoudsoftware en schrijven de meesten ook een e-fff factuur uit.
Eens je gebruik maakt van een facturatiepakket, is het ook maar een kleine moeite om elke verkoopfactuur van een ‘gestructureerde mededeling’ te voorzien, waardoor nadien bankbetalingen heel makkelijk kunnen gekoppeld worden aan de juiste factuur. Ook dit spaart tijd uit.
Het inlezen van betalingsbestanden via uw bank in de boekhoudsoftware is in dit scenario een probleem dat je volledig kan afwentelen op je boekhoudkantoor.
Voordelen:
- Makkelijke implementatie
- Niet duur
- Klanten krijgen sneller offertes en facturen
- Ook rappels sturen is een makkie met deze software
- facturen als PDF versturen spaart je portkosten
- Geen dubbele nummering van verkoopfacturen of foutieve datums
Nadelen:
- Slechts beperkte automatisatie
- Betalingen aan leveranciers moeten nog steeds manueel gebeuren
- Nakijken van betalingen van klanten moet nog steeds manueel gebeuren
- Kostenbesparing bij externe boekhouder is beperkt
Automatisering medium – ook uw aankoopfacturen
In een volgende fase worden ook aankoopfacturen, deels, automatisch verwerkt. In afwachting dat over enkele(?)/vele(?) jaren de e-fff factuur (de digitale factuur in gecodeerde vorm) de norm wordt, zal voorlopig gewerkt worden met scanning en ‘slimme’ tekstherkenning.
Dit proces zal grotendeels door het boekhoudkantoor moeten gedragen worden. Als bedrijf helpt u door zelf in te staan voor scanning. Als u dit koppelt aan een interne reorganisatie van de documentenstroom in uw bedrijf, betekent dit ook voor u een winst. Informatie is sneller toegankelijker (u hoeft niet telkens meer naar de archiefkast te lopen), bovendien kan de digitale documentenstroom uw eigen interne efficiëntie verbeteren. Het opzetten van dit project geeft meteen aanleiding om de administratieve processen in uw bedrijf nog eens te herbekijken.
Voordelen:
- Digitaal archief van aankoopfacturen (nooit meer ‘naar de kelder’ lopen)
- Geen verplaatsingen meer naar de boekhouder om facturen weg te brengen
- Boekhouder kan sneller verwerken (hij hoeft niet meer te wachten tot einde maand of kwartaal)
- Bij belastingcontroles moet er niet meer met dozen en facturen gesleurd worden
Nadelen:
- Scannen vergt ook tijd, en duurt soms langer dan het factuurtje gewoon in een mapje te steken
- Ook de verwerking van de factuur gebeurt niet noodzakelijk sneller
- Scannen dient kwalitatief te gebeuren; aanschaf van een deftige scanner is dus een must
- Het digitaal verwerken van de scans kost geld… dit is dus geen oplossing die het goedkoper maakt; maar voor hetzelfde geld krijgt u wel meer service
Full automation – het digitale dossier
Weggelegd voor de ondernemers met digitale vingers… Je kan je hele bedrijfsadministratie in een digitaal kleedje steken. Alle administratieve flows kunnen gedigitaliseerd worden (hetzij via scan, hetzij via eigen online templates). Er is nog een verschil tussen verschillende pakketten; sommige pakketten gaan voluit voor het volledige beheer van backoffice en voorraadbeheer; andere pakketten pakken het wat kleinschaliger aan en houden het bij het volledig beheer van de standaard boekhouding (aankopen, verkopen, bankverwerking, rappels, …).
Voordelen:
- Alles digitaal en gelinked (cross-references mogelijk) – digitale archiefkast met alles erin (je hele administratie maar een vingerklik verwijderd)
- Kostenefficiënt (levert grootste tijdsbesparing op en zorgt dat je boekhouder het meeste tijd bespaart) – vaak zijn pakketten wel ietsje duurder
- Zelf moet je niet te veel nadenken over de optimale flow… de fabrikant zal immers steeds templates aanleveren (waarom het warm water heruitvinden?)
Nadelen:
- Je hangt vast aan je leverancier… als je verandert van software pakket is het vaak heel lastig (of onmogelijk) om alles te exporteren. Aangezien je alles minstens 7 jaar moet bewaren, wil dit dus zeggen dat je bij het veranderen van software, nog minsten 7 jaar klant moet blijven om het verleden te kunnen blijven inkijken… Een goede voorbereiding is dus zeer belangrijk, zeker als alles zich in de cloud afspeelt
- De pakketten zijn vaak niet zo parametreerbaar… ideaal voor de eenheidsworst, minder geschikt voor producerende bedrijven die toch beter een pakket kiezen dat volledig naar hun hand kan gezet worden
- Alles digitaal wil ook zeggen dat iedereen moet mee zijn/mee kunnen. Zorg ook voor een goede infrastructuur (snelle pc’s, snelle internetverbinding, best 2 schermen per computer, …)
En een laatste tip: bespreek dit ook altijd met je eigen administratieve krachten en je boekhouder! Implementatie en verandering vergen steeds een projectaanpak …