Men denkt weleens verkeerd dat indien er een factuur kan voorgelegd worden bij belastingcontrole, het aan de controleur is om te bewijzen dat deze kost niet zou mogen afgetrokken worden. Een factuur bewijst enkel de waarachtigheid van de uitgave, maar staat op zich los van het feit of de betreffende kost ook als beroepsuitgave in mindering van je belastbare winst mag komen.
Een juist opgestelde factuur is een bewijs van de waarachtigheid van een uitgave. Zonder factuur kan de controleur zelfs de waarachtigheid van de uitgave betwisten. Denken we bijvoorbeeld aan betalingen via bankrekening zonder factuur, of orderconfirmaties, of bevestiging van een online bestelling. Alhoewel de meeste controleurs hier in praktijk heel pragmatisch mee omgaan, dient het toch als aanbeveling om zoveel mogelijk te trachten een rechtsgeldige factuur van je leverancier te bekomen.
Maar goed, even terug naar de aftrekbaarheid van de betreffende uitgave. Het is wel degelijk aan de belastingplichtige (ja, dat ben jij) om de controleur te overtuigen dat de gemaakte uitgave kadert in de uitoefening van je beroep. Ik zal niet de juridische toer opgaan (er is een hele litanie aan rechtspraak tot aan het Hof van Cassatie toe in welke mate een uitgave gelieerd moet zijn aan je beroep/activiteit/doel/inkomsten/…). Kort door de bocht: jij moet aantonen dat de uitgaven gedaan zijn in kader van je beroep of dat ze minstens nauw verbonden zijn met je beroep en gedaan zijn met ultieme doel om belastbare inkomsten te genereren.
Indien dit bewijs niet geleverd wordt, mag de controleur de uitgave verwerpen als aftrekbare kost; en betaal je dus inkomstenbelastingen op deze kost. We laten de BTW even voor wat het is, want dat is nog een ander verhaal.
Sta me toe even enkele algemene kosten onder handen te nemen en aan te geven hoe dit beroepsmatig karakter al dan niet kan bewezen worden. Het spreekt voor zich dat bij sommige van onderstaande kosten de controleur een strengere visie zal hanteren dan voor anderen. Ik heb het in die zin vaak over “de rode lap op de stier”…
Huur
Huur van een thuiskantoor (je weet wel, de zaakvoerder verhuurt een deel van zijn woning aan zijn vennootschap als thuiskantoor). In dit geval zal de controleur via een plaatsbezoek nagaan of er al dan niet sprake is van effectief thuiswerk en een thuiskantoor. Heb je een bureau aan je woning, meestal geen probleem. Maar bij een vorige controle bleek de leuze “de zaakvoerder werkt aan zijn keukentafel” een brug te ver. M.i. een verkeerde inschatting van de controleur, en uiteindelijk is hij toch akkoord gegaan, maar je merkt dat het soms lastig is om een beroepsgebruik te bewijzen (vergeet niet, een controleur hoeft zich niets aan te trekken van wat je zegt – in fiscaliteit mag een getuigenis niet als bewijsmiddel gebruikt worden…). Zeker als de huurgelden hoog oplopen, mag je miserie verwachten. Onze tip: beperk de huurgelden voor een thuiskantoor tot 250€/maand; deze bedragen liggen in de lijn met wat het kost om een flexibele ‘workplace’ te huren bij een commerciële partij.
Rollend materiaal
Eén wagen voor de bedrijfsleider vormt geen probleem, maar twee auto’s voor één gebruiker vormt een probleem. Waarom is de 2e wagen nodig… opnieuw: voorzie voldoende bewijs waarom de 2e wagen nodig is om de beroepsinkomsten te verkrijgen. Fietsen: een gewone bedrijfsfiets (zelfs indien enkel voor woon-werk) geeft meestal geen problemen. Maar een zeer dure ‘hobby-fiets’ (koers- of mountainbike) doet wenkbrauwen fronsen bij de fiscus.
GSM & internet
Meer dan één toestel per bedrijfsleider, hou dan maar een goede uitleg klaar waarom de meerdere toestellen nodig zijn. Bedrijven actief in de IT-sector hebben bvb vaak nood aan testtoestellen om hun apps op verschillende platformen te kunnen testen; zorg dat hiervoor bewijzen kunnen voorgelegd worden.
Publiciteit
Er bestaat nogal eens verwarring tussen publiciteit en gift… als er geen wederprestatie verbonden is aan een ‘sponsoring’, gaat het om een gift, en die zijn niet aftrekbaar. Je moet dus kunnen bewijzen dat de vereniging die je sponsorde, effectief reclame heeft gemaakt voor je bedrijf. Zorg dus dat je boekjes/affiches/flyers bewaart zodat die op eerste verzoek van de controleur kunnen voorgelegd worden. Ook bij sponsoring geldt dat de sponsorbedragen ‘normale marktprijzen’ moeten volgen… zo gaat het bijvoorbeeld niet op om op je zeiljacht een sticker van je bedrijf te hangen en daar dan een sponsorfactuur voor 5.000 euro te betalen. Laten we even serieus blijven.
We kunnen hier nog een hele tijd over doorgaan, voorbeelden zijn er genoeg. Praktische tip: zit je met een uitgave waarvan je meent dat die ‘moeilijk’ ligt bij een controleur, zorg dan dat je voldoende bewijsmateriaal bijhoudt om bij controle de controleur te overtuigen van het beroepsmatig karakter en het belang van de uitgave voor je bedrijf. Een verwittigd man…